Acesta este un guest post, articolul fiind furnizat de catre prietenii de la ScribSoftware. Am mai scris despre ce inseamna un program ERP aici si cate ceva despre WinMentor pe aici.

Daca vrem sa facem referire si sa definim un sistem de tip ERP, trebuie sa stim ca acesta este definit ca fiind o platforma informatica unica, creata pentru monitorizarea, controlul si partea de managemnt integrat al tuturor activitatilor, proceselor si operatiunilor care au loc si se desfasoara intr- o companie. O astfel de aplicatie poate fi folosita pentru orice domeniu de activitate: productie, comert (retail), distributie, HORECA, prestari de servicii etc.

Outline articol:

• Rolurile sistemelor ERP
• Principalele beneficii pe care o astfel de solutie o poate aduce unui business
• Principalele beneficii pe care o astfel de solutie o poate aduce unui business
• Care este structura unui program ERP?
• Modulele generale pe care la putem gasi intr-un ERP
• Cand trebuie sa apelam la un sistem ERP?
• Care sunt principalele criterii in alegerea unui sistem ERP?

Rolurile sistemelor ERP

Unul dintre rolurile cele mai importante ale unui sistem ERP este colaborarea dintre departamentele companiei automatizand si eficientizand toate activitatile din cadrul companiei.

Sistemele ERP, precum WinMENTOR ENTERPRISE, reunesc si stabilesc modul de lucru si circuitele din firma si permit un flux integrat de schimb de date intre departamente. Prin partajarea datelor intre se asigura accesul la o singura baza de date corecta, completa si actualizata, care contine un singur adevar disponibil pentru toata organizatia.

In prezent, sistemele ERP sunt vitale pentru administrarea afacerilor de toate dimensiunile, din toate domeniile de activitate.

Principiul de baza al functionarii unui software de tip ERP este colectarea centralizata a datelor cu scopul de a le distribui la o scara larga. Practic, un sistem ERP are o baza de date comuna prin care se ofera acces la datele colectate de din mai multe activitati, de mai multe departamente, punand astfel la un loc informatiile si experienta tuturor utilizatorilor de ERP pentru a crea o perspectiva unitara si integrata.

Principalele beneficii pe care o astfel de solutie o poate aduce unui business sunt:

• reducerea considerabila a timpului de procesare a unei comenzi. Avand in vedere ca parcurgerea traseului se face in mod automatizat, este evident ca timpul este mult diminuat. Angajatii din fiecare departament au acces la aceleasi informatii, pe care le pot vizualiza si/sau modifica in caz de necesitate. Atunci cand un departament finalizeaza activitatea la o anumita comanda, aceasta este automat directionata de catre ERP spre urmatorul departament.
• Poate fi cunoscut in fiecare moment stadiul in care a ajuns o comanda. Pentru aceasta, este suficient sa te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comanda.
• In mod asemanator cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienti, ERP poate aduce beneficii si celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocupa de contabilitate si de raportarile financiare.

Care sunt avantajele implementarii unui ERP?

• Obtinerea unei viziuni de ansamblu asupra activitatii
• Activitatea angajatilor devine usor de organizat si urmarit
• Productivitatea sporita
• Activitatea contabila automatizata
• Procesul comercial este imbunatatit poate fi integrata cu un magazin online, pentru a optimiza toata activitatea acestuia.
• Datele companiei sunt securizate. De asemenea, un ERP ofera si functii de protectie si recuperare a datelor.

Care este structura unui program ERP?

Sistemul pentru managementul resurselor are o structura modulara care permite instalarea unui numar mare de functii. Acestea pot fi personalizate dupa specificul fiecarei afaceri in parte.

Modulele generale pe care la putem gasi intr-un ERP sunt:

Contabilitate:

• Asigura automatizarea operatiunilor contabile generale;
• Este actualizat in concordanta cu legislatia romana in vigoare si aliniat la standardele internationale;
• Permite modificari in timp real, fara a fi necesara intreruperea activitatii;
• Automatizeaza sau simplifica inregistrarea tuturor documentelor primare;
• Se pot obtine toate situatiile financiare contabile, la standarde europene.

Trezorerie:

• Inregistreaza fluxurile si operatiunile financiare din companie;
• Sintetizeaza informatiile
• Nomenclatoare:
• Stocheaza datele despre clienti, produse, gestiuni, locatii, personal etc.
• Face posibila maparea fluxurilor de lucru si asocierea diferitelor tipuri de documente.

Mijloace fixe:

• Se pot inregistra mijloacele fixe si se pot urmari operatiunile efectuate asupra acestora;
• Amortizarea poate fi calculata dupa toate metodele uzuale;
• Documentele specifice operatiunilor cu mijloace fixe se genereaza automat.

Controlling:

• Permite planificarea parametrilor financiari ai afacerii;
• Avertizeaza utilizatorii in cazurile in care parametrii nu sunt respectati;
• Este un instrument de analiza al intregii activitati financiare.

Preturi:

• Face posibila gestionarea preturilor de achizitie si de vanzare si ofera o viziune de ansamblu asupra fluxurilor;
• Automatizeaza modificarile si actualizarile de preturi;
• Ofera optiuni de recalculare a preturilor dupa reguli setate de utilizator.

Vanzari:

• Organizeaza si urmareste intregul proces de vanzare;
• Ofera facilitati de gestiune a partenerilor (furnizori, vanzatori sau clienti);
• Permite generarea si procesarea documentelor specifice);
• Se integreaza cu platformele de e-commerce.

Stocuri:

• Urmareste si actualizeaza stocurile in timp real;
• Simplifica procesul de inventariere a stocurilor;
• Costurile de depozitare sunt calculate automat;
• Produsele returnate sau intrate in service sunt usor de inregistrat si urmarit.

Productie:

• Ofera instrumente specifice pentru gestionarea regulilor, sabloanelor si retetelor de productie;
• Documentatia specifica proceselor de productie se genereaza automat;
• Toate rapoartele de productie pot fi personalizate, in functie de nevoi.

Aprovizionare:

• Urmareste fluxurile specifice procesului de aprovizionare;
• Permite calcularea estimarilor necesarului de aprovizionare;
• Genereaza automat comenzile si documentele de achizitie si transfer.

Logistica:

• Functioneaza ca centru de planificare a intregii activitati de livrare;
• Planifica resursele de infrastructura pentru o utilizare optima a acestora;
• Permite organizarea zonelor de aprovizionare, stocare, redistributie si livrare.

Administrare:

• Administratorii pot defini diferite niveluri de acces la informatii;
• Include posibilitati de personalizare a documentelor;
• Permite setarea actiunilor de back-up;
• Ofera facilitati de interventie in configurarea generala, chiar si post implementare.

Taskuri:

• Centralizeaza toate activitatile de operare si raportare, oferind utilizatorilor acces rapid si sigur la informatii relevante;
• Permite personalizarea interfetei de lucru

Cand trebuie sa apelam la un sistem ERP?

1. Compania are o activitate ce implica un volum ridicat de operatiuni, date, produse sau clienti;
2. Deciziile de business si rapoartele pe care se bazeaza acestea sunt numeroase, complexe si consuma mult timp;
3. Se folosesc proceduri manuale, repetitive, ce pot genera erori umane;
4. Managementul doreste sa obtina un control mai mare asupra proceselor din companie;
5. Este nevoie de o mai buna gestionare a clientilor, de la prospectare pana la suportul post-vanzare.

Care sunt principalele criterii in alegerea unui sistem ERP?

Alegerea unui sistem ERP poate reprezenta un proces lung si complex. Pentru a simplifica selectia si a elimina eventualele probleme care ar putea sa apara dupa achizitia soft-ului, trebuie sa se tina cont de o serie de criterii:

1. Costuri

E necesar sa se cunoasca daca, pe langa bugetul de implementare, mai exista si alte cheltuieli ce trebuie luate in calcul. Este vorba despre: abonamente lunare, costul licentelor si al implementarii unor module noi, servicii de mentenanta etc.

2. Integrare cu alte sisteme

Se recomanda orientarea catre un sistem ERP ce permite integrarea cu alte platforme utilizate deja, cum ar fi un magazin online sau un sistem de gestiune a depozitelor.

3. Personalizare si scalabilitate

ERP-ul nu trebuie sa limiteze activitatea companiei. Este necesar ca sistemul sa poata fi personalizat in functie de nevoile business-ului, sa permita adaugarea de noi module sau sa fie capabil sa prelucreze un volum mai mare de date rezultat din reorganizarea sau dezvoltarea companiei.

4. Suport si consultanta

Este important ca furnizorul de sistem sa poata oferi consultanta si suport tehnic si in perioada post implementare, iar echipa care se ocupa de aceste aspecte trebuie sa detina cunostinte tehnice si de business avansate.

5. Usurinta in utilizare

Interfata soft-ului trebuie sa fie intuitiva si usor de inteles si folosit de catre utilizatori.

Un sistem pentru planificarea si gestionarea resurselor eficient ofera viziune de ansamblu, control deplin asupra operatiunilor si productivitate crescuta. In plus, echipa manageriala are posibilitatea de a lua decizii de business rapide si informate.

Pentru a afla mai multe detalii despre ce inseamna un sistem ERP, cum poate sa-ti ajute afacerea o aplicatie precum WinMENTOR, eventual sa ai o discutie cu un consultant, telefonic sau pe live chat, poti sa accesezi https://www.scribsoftware.ro