Articol scris de Alina S., Managing Partner la Advice Accounting – una dintre cele mai experimentate companii de Accounting & Legal din Romania.
1.SEDIUL SOCIAL
Informații generale
Sediul social reprezintă un element fundamental al oricărei Societăți. La fel cum fiecare persoană fizică are un domiciliu, este obligatoriu și ca persoanele juridice să aibă un loc de care să aparțină, iar acesta poartă denumirea de „sediu social”.
Sediul social reprezintă locul de desfășurare a activității Societății și a primirii corespondenței iar acesta se stabilește înainte de începerea activității, de regulă prin încheierea unui contract în formă scrisă (cele mai frecvente fiind contractele de comodat / închiriere).
Soluții pentru un sediu expirat
- prelungirea valabilității sediului social
Acest lucru este aplicabil în situația în care în contractul de comodat/închiriere a fost prevăzută o perioadă determinată. Înainte de expirarea sediului, se poate realiza prelungirea acestuia prin depunerea actului adițional de prelungire a contractului inițial, la Oficiul Registrului Comerțului (denumit în continuare „ORC”). Această operațiune durează aproximativ 3 zile lucrătoare.
- schimbarea sediului social
Acest lucru este aplicabil în situația în care durata sediului este expirată, însă prelungirea nu poate fi realizată. Dacă se optează pentru schimbarea sediului la o altă adresă este necesar să se încheie un nou contract de închiriere/comodat cu proprietarul spațiului.
La fel ca în cazul primei soluții, noul contract trebuie depus la ORC iar operațiunea durează aproximativ 3 zile lucrătoare pentru schimbări de sediu în același județ, respectiv aproximativ 15 zile lucrătoare pentru schimbări de sediu în alt județ.
De regulă, atât prima cât și a doua operațiune trebuie înregistrate la ORC înainte de momentul expirării sediului social.
Cu toate acestea, atât prelungirea valabilității sediului social cât și schimbarea acestuia se poate realiza și ulterior expirării duratei sale întrucât ORC nu aplică sancțiuni pentru depășirea termenului de depunere. Este important de avut în vedere că prin depășirea termenului, Societatea se expune unui risc major, întrucât poate fi declarată drept inactivă de către Agenția Națională de Administrare Fiscală (denumită în continuare „ANAF”).
2. INACTIVITATEA FISCALĂ
Inactivitatea fiscală este o stare a unei societăți în evidențele fiscale, generată de neîndeplinirea unor obligații stabilite în sarcina acesteia.
Practic, aceasta este o sancțiune ANAF ce atrage limitări fiscale. Printre cele mai importante se numără anularea înregistrării în scopuri de TVA.
De asemenea, o societate declarată inactivă care totuși desfășoară activități economice în perioada de inactivitate, va trebui să plătească toate impozitele, taxele și contribuțiile sociale obligatorii, ÎNSĂ, pe parcursul perioadei respective, nu are dreptul să își deducă cheltuielile și nici TVA-ul aferente achizițiilor realizate.
Mai mult, declararea inactivității fiscale are consecințe și asupra clienților societății întrucât aceștia nu mai au dreptul să își deducă cheltuielile și nici TVA-ul aferente.
Inactivitatea fiscală se înscrie atât în cazierul fiscal al Societății, cât și al reprezentanților legali ai acesteia. Implicațiile sunt destul de mari câtă vreme înscrierea unor fapte în cazierul fiscal conduce la interdicția reprezentantului legal de a dobândi calitatea de asociat sau administrator în cadrul unei societăți.
Astfel, potrivit art. 92 alin. (1) lit. g) din Codul de procedură fiscală (denumit în continuare „CPF”) în situația în care durata deținerii spațiului cu destinația de sediu este expirată, contribuabilul/plătitorul persoană juridică/orice entitate fără personalitate juridică este declarat inactiv.
3. PROCEDURA DE DECLARARE A INACTIVITĂȚII FISCALE CA URMARE A CONSTATĂRII EXPIRĂRII SEDIULUI SOCIAL
Fluxul de declarare a inactivității fiscale este aplicabil lunar, după transmiterea informațiilor de la ORC către ANAF.
De asemenea, dispozițiile legale prevăd îndeplinirea unei „etape prealabile” și anume, notificarea societății cu privire la situația ivită.
Astfel, declararea inactivității fiscale se poate face doar după împlinirea termenului de 30 de zile de la notificarea Societății.
Este important de menționat că, în evidențele contribuabililor declarați inactivi, nu se înscriu acei contribuabili care, ca urmare a notificării transmise, fac dovada că nu se mai află în situația pentru care au fost incluși în listă, până la expirarea termenului de 30 de zile care este prevăzut în notificare.
Dovada că Societatea nu se mai află în situația care a stat la baza includerii acesteia în lista contribuabililor inactivi poate consta în:
- certificatul constatator eliberat de ORC care trebuie depus de către contribuabil la sediul ANAF de care aparține;
- informația transmisă de ORC către ANAF
După expirarea termenului de 30 de zile, în ipoteza în care situația nu a fost remediată, compartimentul de specialitate din cadrul ANAF va întocmi o Decizie de declarare a inactivității care va fi comunicată contribuabilului. Această decizie reprezintă temeiul ca Societatea să fie înscrisă în Registrul contribuabililor inactivi.